Funktionen
Dokumente zur Immobilie organisieren
Halten Sie Grundrisse, Energieausweise und weitere Unterlagen beim zugehörigen Objekt zusammen.
Unterlagen im Objektkontext
Ordnen Sie Dateien der passenden Immobilie zu. Verständliche Namen und erkennbare Fassungen erleichtern die Arbeit, etwa „Grundriss – freigegeben“ oder „Energieausweis – aktuell“. So wird aus einer Dateisammlung eine nutzbare Objektakte.
Internes und Öffentliches unterscheiden
Eine Eigentümerunterlage ist nicht automatisch ein Anhang für Interessenten. Prüfen Sie vor jeder Weitergabe Inhalt, Zweck und Empfänger. Persönliche Daten sowie interne Vermerke benötigen besondere Aufmerksamkeit.
Aktualität kontrollieren
Wenn eine neue Fassung eingeht, prüfen Sie auch die vorbereiteten Exposés und Versandunterlagen. Arbeiten mehrere Personen am Objekt, sollte klar sein, welche Unterlagen noch fehlen und wer die Freigabe übernimmt.
So gehen Sie vor
- Schritt 1 Datei prüfen und dem richtigen Objekt zuordnen.
- Schritt 2 Dokument verständlich benennen und aktuelle Fassung festlegen.
- Schritt 3 Vor Download oder Weitergabe Inhalt und Empfänger kontrollieren.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Vom Wissen zur Anwendung
Zum Wohnungsangebot kommen ein Grundriss und ein Energieausweis hinzu. Eine interne Eigentümerkorrespondenz bleibt davon getrennt und wird nicht in die Unterlagen für Interessenten aufgenommen.
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