Funktionen
Unterlagen beim Kontakt ablegen
Verknüpfen Sie kontaktbezogene Dokumente mit der Person oder Organisation, zu der sie gehören.
Den passenden Bezug wählen
Nicht jede Datei gehört ausschließlich zu einer Immobilie. Vereinbarungen und Korrespondenz können sich auf einen Kontakt beziehen. Ein klarer Ablageort hilft dem Team, beim nächsten Gespräch die richtige Unterlage zu finden.
Dateien verständlich organisieren
Nutzen Sie aussagekräftige Dateinamen mit Anlass und Fassung. Prüfen Sie vor der Ablage, ob es sich um den richtigen Kontakt handelt und ob alle enthaltenen Angaben tatsächlich benötigt werden.
Weitergabe bewusst steuern
Vor einem Versand werden Inhalt und Empfänger geprüft. Besonders bei Unterlagen mehrerer Beteiligter ist zu kontrollieren, welche Informationen weitergegeben werden dürfen und welche geschwärzt oder entfernt werden müssen.
So gehen Sie vor
- Schritt 1 Kontakt und Zweck der Unterlage bestimmen.
- Schritt 2 Geprüfte Datei beim Kontakt zuordnen.
- Schritt 3 Bei weiterer Verwendung Fassung und Empfänger prüfen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Vom Wissen zur Anwendung
Eine Vereinbarung mit einer Eigentümerin wird im passenden Kontaktzusammenhang abgelegt. Das Team findet sie beim Rückruf wieder, ohne in den Unterlagen anderer Interessenten suchen zu müssen.
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