1. Die wichtigsten Vorgänge aufschreiben
Wählen Sie drei typische Situationen: eine Immobilie aufnehmen, eine Anfrage bearbeiten und eine Besichtigung vorbereiten. Notieren Sie, welche Daten Sie jeweils brauchen, wer beteiligt ist und welches Ergebnis am Ende vorliegen soll. Diese Vorgänge werden Ihre Testaufgaben.
2–4. Objektverwaltung, Kontakte und Suche prüfen
Erfassen Sie eine fiktive Immobilie mit Bildern und Dokumenten. Legen Sie anschließend einen Testkontakt mit Suchwünschen an. Prüfen Sie, ob sich beide sinnvoll verbinden lassen und wie Sie aus einer größeren Liste die passenden Interessenten auswählen würden. Achten Sie auf verständliche Pflichtfelder und nachvollziehbare Filter.
5–7. Exposé, Portale und Anfragen durchspielen
Erzeugen Sie ein Exposé und kontrollieren Sie die Ausgabe. Fragen Sie nach den konkret benötigten Portalanbindungen, statt nur nach „Schnittstellen“. Spielen Sie eine Anfrage bis zur Antwort durch. Entscheidend ist, ob Zuordnung, Texte und die nötigen Freigaben zu Ihrem Büro passen.
8–10. Zusammenarbeit, Mobilnutzung und Daten prüfen
Testen Sie Aufgaben und Termine mit den vorgesehenen Rollen. Öffnen Sie die Software auf einem Smartphone. Klären Sie anschließend, welche Daten importiert und exportiert werden können, in welchem Format und mit welchen Grenzen. Eine bloße Zusage „Datenübernahme möglich“ genügt für die Planung nicht.
11–12. Kosten und Unterstützung vergleichen
Erfassen Sie Grundpreis, zusätzliche Benutzer, Einrichtung und externe Dienste getrennt. Fragen Sie nach Vertragslaufzeit und Unterstützung beim Start. Bewerten Sie jede Testaufgabe als „erfüllt“, „mit Anpassung“ oder „offen“ und dokumentieren Sie konkrete Beobachtungen statt eines allgemeinen Bauchgefühls.
Ein kleiner Test mit klarer Entscheidung
Nutzen Sie zunächst ausschließlich fiktive Daten. Lassen Sie dieselben Aufgaben von den späteren Anwendern bearbeiten. Wählen Sie nicht nach der höchsten Anzahl von Funktionen, sondern danach, ob Ihre wichtigsten Vorgänge verständlich und zuverlässig funktionieren. Offene Punkte gehören vor einer Entscheidung geklärt.