Bestand und Verantwortliche festlegen
Erfassen Sie Kontakte, Immobilien, Bilder, Dokumente, Suchprofile und weitere benötigte Informationen getrennt. Benennen Sie eine verantwortliche Person für den Umstieg. Klären Sie, welche laufenden Vorgänge während der Übergangszeit besonders geschützt werden müssen, etwa anstehende Besichtigungen.
Export und Import konkret abstimmen
Fragen Sie das bisherige System nach verfügbaren Exportformaten und deren Inhalt. Stimmen Sie mit dem neuen Anbieter ab, welche Daten tatsächlich übernommen werden können. Bilder, Verknüpfungen, Aktivitäten und Benutzerrechte sind nicht automatisch in jedem Export enthalten. Dokumentieren Sie die Grenzen vor dem Start.
Mit einem kleinen Muster beginnen
Verwenden Sie zunächst einen überschaubaren Testbestand. Prüfen Sie Sonderzeichen, Telefonnummern, Adressen, Preis- und Flächenangaben sowie die Zuordnung von Dateien. Vergleichen Sie die Anzahl und die Inhalte der übernommenen Datensätze mit dem Ausgangsbestand. Ein erfolgreich abgeschlossener Import allein beweist noch keine fachlich richtige Übernahme.
Abläufe statt nur Daten testen
Erstellen Sie aus einem Testobjekt ein Exposé, suchen Sie einen Kontakt und bereiten Sie einen Termin vor. Kontrollieren Sie Vorlagen, Absender, Portalanbindungen und Benachrichtigungen. Testnachrichten gehen ausschließlich an eigene Testadressen. Automatische Veröffentlichungen sollten erst nach der Prüfung aktiv werden.
Den Stichtag organisieren
Legen Sie fest, ab wann das Team im neuen System arbeitet und wie Änderungen kurz vor dem Wechsel nachgeführt werden. Vermeiden Sie einen unklaren Parallelbetrieb, in dem niemand weiß, welcher Stand gilt. Halten Sie eine gesicherte Ausgangskopie und die vereinbarte Rückfallmöglichkeit bereit.
Nach dem Start nachprüfen
Kontrollieren Sie Stichproben und die ersten realen Vorgänge gemeinsam mit den Anwendern. Sammeln Sie Rückfragen und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Altdaten werden erst nach Klärung von Zugriff, Aufbewahrung und Löschung aus dem bisherigen System entfernt. Eine Kündigung sollte nicht dazu führen, dass benötigte Unterlagen plötzlich unerreichbar sind.